Requerimientos fiscales: el sistema deberá cumplir con las peticiones del SAT (ejemplo catálogos, XML, complementos, CDFIS, etc) conforme a las actualizaciones además de las normas de información financiera mexicanas, en caso de que realices operaciones con el extranjero verifica que el sistema te brinde las posibilidades de realizar este tipo de operaciones.
Usuarios: en algunos sistemas, según el número de usuarios es la tarifa. Igualmente, también revisa si puedes brindar accesos limitados de la información a tus colaboradores y solamente tú tengas la administración de la cuenta maestra con todos los accesos. En cuanto al tema de accesos también puedes verificar los horarios cuando tus colaboradores puedan ingresar, así solamente podrán hacer uso de la información únicamente durante ciertas horas del día.
Capacidad: El número de empresas que puedas manejar dentro del sistema.
Usabilidad: Existen distintas clases de ERP, alguno de ellos son en la nube, es decir no tienes que estar conectado a un servidor, solamente basta con tener una buena conexión a internet y cualquier dispositivo móvil no necesariamente una PC. Existen otros softwares que pueden utilizarse solamente en algunos dispositivos. Todo depende de las necesidades de tu empresa, si te enfocas más en la practicidad y la adopción de la tecnología un ERP en la nube podría ser la mejor opción.
Precio: todo influirá en relación al número de usuarios que necesites, la magnitud de módulos del ERP que necesites y las personalizaciones que se podrían desarrollar.
Número de timbres: los timbres fueron creados con el fin de validar las facturas electrónicas, existen algunos sistemas que incluyen timbres de regalo. Sin embargo también hay otros casos donde en sitio web del ERP se pueden comprar timbres como si estuvieras comprando un producto en Amazon.
Personalizaciones: qué tipo de adecuaciones necesitas tener, por ejemplo ¿aplicar tu logotipo?, ¿construir tus propios reportes?, ¿página de entrada al sistema personalizada?, considera hasta qué punto los distintos sistemas te podrían brindar ayuda en este aspecto y si está incluido en la renta mensual o tiene algún cargo extra.
Seguridad: la información de tu empresa es una cuestión delicada, comprueba que nivel de protección tienen los distintos sistemas. Verifica además del nivel interno si se te brindará protección ante ataques externos por ejemplo hackers o hurtadores de información.
Periodo de prueba: Algunos ERP’s poseen periodo de prueba gratuito, durante un breve periodo de tiempo por ejemplo 7 días, 14 o hasta 30. Inclusive otros te brindan la posibilidad de solicitar una versión guiada (demo) con la ayuda de un representante, solamente te tienes que poner en contacto con el proveedor.
Gestión: el sistema deberá de ser intuitivo y no un completo dolor de cabeza para ti y tu equipo.
Capacitación y soporte: este punto tiene bastante relación al anterior, verifica si en el periodo de prueba pueden responder a todas tus dudas, existen distintas formas en las cuales podrán responder tus dudas, ya sea con la ayuda de un chat en vivo, correo electrónico, teléfono etc. Revisa cuál canal se adapta mejor a tus necesidades. Pasando al punto de capacitación, puede que ya esté incluida cuando adquieres el ERP o no. Considera preguntar al representante por este aspecto antes.
Versatilidad: sobretodo en el caso de importar y exportar archivos ya sea en XML, PDF, Excel, entre otros. Analiza si existe la posibilidad de integrarse con otras herramientas en caso de que a futuro lo necesites,y con ello logres evitar problemas.
Ecommerce: existen algunos ERP que brindan la posibilidad de crear tu propio ecommerce con una plataforma propia en lugar de configurar con terceras partes por ejemplo Shopify, Woocommerce, Prestashop, entre otras.
